Com organitzar un family day d'empresa a Barcelona

El family day té una particularitat que no comparteix amb cap altre esdeveniment corporatiu: el públic no és només l'equip, és la família de l'equip. Això canvia el criteri d'èxit. No es mesura per si el contingut va ser rellevant ni per si hi va haver networking — es mesura per si un nen de sis anys i un empleat de cinquanta van passar una bona tarda en el mateix espai.

Per a qui és realment l'esdeveniment

El ventall d'edats és el principal repte de disseny. Un family day amb activitats pensades només per a adults avorreix els nens; un de pensat només per a nens deixa els adults sense res a fer. La solució habitual és programar per franges simultànies — zona infantil, zona familiar, zona d'adults — que conflueixen en els moments comuns: l'àpat, la fotografia, el tancament.

Espai obert o tancat

La majoria de family days a Barcelona es plantegen a l'aire lliure — finques de l'àrea metropolitana, parcs amb zona reservable, espais esportius amb gespa. L'avantatge és la superfície disponible per a activitats simultànies sense que es trepitgin les unes a les altres. L'inconvenient és la dependència del temps: qualsevol family day a l'exterior necessita un pla B cobert, encara que sigui parcial.

Quan celebrar-lo: cap de setmana o dia laborable

La majoria de family days se celebren en dissabte, perquè exigeix menys ajustos d'agenda a les famílies amb fills en edat escolar i no xoca amb l'horari laboral de les parelles que treballen en una altra empresa. L'alternativa de fer-lo en dia laborable, amb sortida anticipada de l'oficina, funciona en empreses amb jornada intensiva d'estiu o quan l'objectiu és facilitar l'assistència d'empleats que fan torns de cap de setmana. La franja horària també importa: començar a mig matí i acabar a mitja tarda evita les pitjors hores de calor a l'estiu i respecta la migdiada dels nens més petits, un detall que condiciona l'assistència real més del que sembla a primera vista.

Activitats que funcionen per franja d'edat

• Infantil (fins a 8 anys): inflables, tallers de manualitats, animació amb personatges
• Infantil gran i adolescents (9-16 anys): gimcanes, esports d'equip, tallers tècnics o de robòtica
• Adults: zona de descans amb ombra, barra, alguna activitat opcional sense obligar ningú a participar-hi
• Transversal: photocall, fotògraf professional, zona d'àpat compartit

El càtering és diferent del d'un esdeveniment només per a empleats

Un càtering familiar ha de funcionar bé per a nens amb canvis d'humor i horaris més rígids que els d'un adult. Menjar servit abans que arribi la gana de debò, opcions senzilles i reconeixibles per als més petits i racions que no depenguin que tothom mengi a la mateixa hora són aquí més importants que la sofisticació del menú.

Assegurances i condicions de seguretat

Amb menors a l'espai, la cobertura de l'assegurança de responsabilitat civil i les condicions de seguretat de cada activitat —edat mínima, supervisió, material homologat— deixen de ser un tràmit i passen a ser una condició de contractació. Convé demanar per escrit a cada proveïdor d'activitats infantils la seva assegurança i els seus protocols, i no donar per fet que estan coberts.

Transport i logística de famílies amb nens

Un family day fora de la ciutat ha de resoldre el transport abans que cap altra cosa. Les famílies amb nens petits no sempre tenen cotxe propi o prefereixen no conduir carregades amb cotxets, cadiretes i material infantil. Organitzar autobusos des de punts de recollida cèntrics, amb horaris d'anada i tornada clars, elimina aquesta barrera i fa pujar l'assistència de manera notable respecte d'un esdeveniment en què cada família s'ha d'organitzar el desplaçament pel seu compte. Al mateix recinte, convé preveure prou aparcament, una zona de cotxets i un punt d'informació visible on les famílies puguin resoldre dubtes tan bon punt arribin, especialment si és la primera vegada que visiten el recinte.

Errors freqüents en organitzar un family day

• No preveure prou ombra o aixopluc per a les hores centrals del dia en esdeveniments d'estiu
• Programar activitats infantils sense prou personal d'animació per al nombre de nens previst
• No comunicar amb antelació què poden portar les famílies (banyador, protecció solar, calçat)
• Subestimar el temps que cal per donar de menjar als nens petits en un esdeveniment amb molta gent
• No tenir un protocol clar per a nens perduts o situacions d'emergència

El family day que funciona no és el més ambiciós en producció — és el que resol bé la logística de tenir alhora nens, adolescents i adults en el mateix espai sense que ningú s'avorreixi ni se senti desatès.