L'entreteniment és la partida on més es nota si un esdeveniment corporatiu s'ha pensat per a l'empresa concreta que l'organitza o s'ha copiat d'un catàleg genèric. Un espectacle que funciona en una gala d'una xarxa comercial pot no funcionar gens en la celebració anual d'un estudi de videojocs.
Adequació al públic, no al pressupost disponible
El criteri d'elecció no hauria de ser "què podem pagar" sinó "què encaixa amb qui serà a la sala". Un grup de perfil tècnic i jove respon de manera diferent que un grup de xarxa comercial sènior. Conèixer el públic real —no una idea genèrica d'"empleats"— és el primer filtre abans de mirar catàlegs de proveïdors.
Durada: menys és més en gairebé tots els casos
Un bloc d'entreteniment de quinze a vint minuts ben executat deixa més bona sensació que un de quaranta minuts que s'allarga. L'entreteniment corporatiu funciona millor com a punt àlgid de la nit, no com un bloc extens que competeix amb la conversa i el sopar.
Quin percentatge del pressupost cal dedicar a l'entreteniment
No hi ha una xifra universal, però com a referència orientativa l'entreteniment sol representar entre el 8% i el 15% del pressupost total d'un esdeveniment corporatiu. En una gala on l'actuació és el punt àlgid de la nit, aquesta proporció pot pujar fins al 20%. En una convenció amb producció audiovisual complexa —escenari, pantalles, so de sala gran—, l'entreteniment passa a un segon pla i la proporció baixa en conseqüència. Fixar aquest percentatge abans de demanar pressupostos als proveïdors evita comparar propostes que en realitat no són comparables entre si, perquè parteixen d'expectatives de despesa diferents.
Tipus que funcionen segons el format
- Gala o sopar formal: actuació en directe puntual, màgia de prop durant el còctel, DJ per al tancament
- Team building: entreteniment participatiu en què el mateix equip és protagonista, no espectador
- Esdeveniment de marca: entreteniment temàtic coherent amb el concepte narratiu de l'esdeveniment, no genèric
Adaptar l'entreteniment a l'espai disponible
Un número aeri necessita una alçada de sostre mínima que molts salons d'hotel no tenen. Un DJ amb un equip de so potent pot generar queixes en espais amb veïns o amb limitació acústica horària. Confirmar aquestes restriccions tècniques de l'espai abans de tancar el contracte amb l'artista —i no a l'inrevés— evita descobrir el problema amb el muntatge ja en marxa. La llista de requisits tècnics de l'espai hauria de ser sobre la taula en la primera conversa amb el proveïdor d'entreteniment, no en l'última.
Verificar abans de contractar, no el dia de l'esdeveniment
Demanar referències de l'artista o la companyia, veure material audiovisual d'actuacions anteriors en un format similar i confirmar els requisits tècnics amb antelació (espai, so, temps de muntatge) evita sorpreses el mateix dia. Un entreteniment contractat sense verificar com funciona en directe és un risc que no compensa el temps estalviat en la contractació.
Errors més freqüents en contractar entreteniment corporatiu
- Contractar sense veure material audiovisual recent, confiant només en la reputació del proveïdor
- No revisar el rider tècnic fins a la setmana de l'esdeveniment, quan ja és tard per resoldre incompatibilitats
- No fer un briefing a l'artista sobre el to de l'empresa: un humor que funciona en una discoteca pot no funcionar davant del comitè de direcció
- Programar massa actuacions seguides la mateixa nit, cosa que dilueix l'impacte de cadascuna
- No preveure un pla B per a les activitats a l'aire lliure que depenen del temps
Aquests errors comparteixen un origen comú: tractar la contractació de l'entreteniment com un tràmit d'última hora en lloc d'una decisió que requereix el mateix nivell de planificació que l'espai o el càtering.
Cas d'estudi
Circo (King)Esdeveniment corporatiu per a King, creador de Candy Crush, amb producció de circ al Circo Raluy de Barcelona — entreteniment coherent amb la identitat lúdica de la marca.
El paper del mestre de cerimònies
El mestre de cerimònies no és, estrictament, entreteniment, però condiciona directament com es percep tota la resta. És qui marca el ritme entre blocs, presenta els ponents amb els càrrecs i els noms correctes, i decideix quan el públic necessita una pausa d'humor i quan cal tornar a centrar l'atenció. Un mestre de cerimònies amb un to que no encaixa amb la cultura de l'empresa —massa informal per a un sopar institucional, massa rígid per a una festa d'estiu— pot desfer en cinc minuts la feina feta per la resta de l'entreteniment.
El millor indicador per saber si l'entreteniment triat és encertat és preguntar-se si funcionaria igual de bé en l'esdeveniment de qualsevol altra empresa. Si la resposta és sí, probablement no és l'elecció adequada per a aquest.