La sostenibilitat en els esdeveniments corporatius s'ha convertit en un criteri freqüent als briefings, però poques vegades es tradueix en mesures concretes durant la producció. Hi ha una distància considerable entre declarar que l'esdeveniment té en compte el medi ambient i implementar criteris específics que en redueixin l'impacte real. Aquesta distància té causes pràctiques: els criteris sostenibles, ben aplicats, poden ser més cars o més complexos de gestionar a curt termini.
Transport: l'impacte més gran
En un esdeveniment corporatiu amb desplaçaments d'assistents, el transport aeri o per carretera representa la part més important de la petjada de carboni de l'esdeveniment. Centralitzar el transport —autobusos col·lectius, trasllat compartit des de l'aeroport—, triar espais accessibles amb transport públic i reduir al mínim els desplaçaments innecessaris de l'equip de producció són les mesures amb més impacte real. Les compensacions de carboni tenen una utilitat marginal com a complement, però no substitueixen la reducció en origen.
Càtering sostenible
El càtering té diverses dimensions de sostenibilitat: l'origen dels productes —el producte local i de temporada redueix la petjada del transport—, la reducció del malbaratament alimentari —ajustar les quantitats, donar el sobrant— i el material de servei —gots i coberts reutilitzables en comptes dels d'un sol ús—. Molts espais tenen restriccions sobre els proveïdors de càtering, cosa que pot limitar les opcions. Abans de comprometre l'espai, convé preguntar quin marge hi ha per aplicar criteris de sostenibilitat al càtering.
Proveïdors amb un compromís ambiental real
Treballar amb proveïdors i marques que tenen la sostenibilitat integrada en la seva activitat, i no només en la seva comunicació, facilita aplicar criteris reals a l'esdeveniment. Les empreses del sector energètic o de la mobilitat elèctrica, per exemple, solen tenir requisits interns de sostenibilitat que es traslladen també als esdeveniments que organitzen: materials reciclats, proveïdors locals, mesura de l'impacte. Preguntar a un proveïdor quina política de sostenibilitat aplica en la seva pròpia operativa, i no només què pot oferir per a l'esdeveniment, és una manera ràpida de detectar si el compromís és real o només declaratiu.
Cas d'estudi
Estand de BAYWA r.e. a GeneraEstand per a BAYWA r.e. a la fira Genera d'IFEMA Madrid, dedicada a les energies renovables, amb materials i producció alineats amb el sector del client.
Material de producció
La senyalística, els elements decoratius, els obsequis i el material imprès són partides amb un impacte ambiental evitable. Hi ha alternatives: senyalística digital en lloc d'impresa, decoració reutilitzable o de lloguer en lloc de produïda ad hoc, obsequis d'empreses amb certificació B Corp o de comerç just. El criteri per prendre aquestes decisions no hauria de ser només l'impacte ambiental, sinó també si redueixen els residus sense comprometre la qualitat de l'esdeveniment.
La certificació de l'espai
Alguns espais de Barcelona i l'àrea metropolitana tenen certificacions ambientals —ISO 14001, EMAS o similars—. Demanar aquesta informació a l'espai abans de contractar-lo és un primer pas, però no garanteix que tot l'esdeveniment sigui sostenible: també depèn dels proveïdors que s'hi facin servir i de les decisions de producció.
Compensació d'emissions: què cobreix i què no
La compensació de carboni consisteix a finançar projectes —reforestació, energies renovables— que absorbeixen o eviten una quantitat de CO2 equivalent a la que ha generat l'esdeveniment. És una eina útil com a complement, però té límits: no redueix les emissions reals de l'esdeveniment, depèn de la qualitat i la verificació del projecte compensat, i alguns certificats són més rigorosos que d'altres. Abans d'anunciar un esdeveniment com a "neutre en carboni", convé verificar quin estàndard de compensació s'ha fet servir i si el càlcul d'emissions de partida és realista.
Mesurar l'impacte
Cada vegada més empreses demanen un informe de sostenibilitat després de l'esdeveniment. La informació mínima per a aquest tipus d'informe inclou els quilòmetres recorreguts pels assistents, el volum de residus generats, els quilos de menjar no consumit i si el material de producció s'ha reutilitzat o reciclat. Disposar d'aquesta informació requereix planificar-ho des del principi, no intentar reconstruir-la després de l'esdeveniment.
El cost d'aplicar criteris de sostenibilitat
Aplicar criteris de sostenibilitat té un cost que varia segons la mesura. El transport compartit o els espais ben connectats amb transport públic no suposen cap sobrecost, i fins i tot poden estalviar pressupost. El càtering de proximitat i de temporada sol tenir un cost semblant al del càtering convencional. On sí que apareix un sobrecost habitual és en els materials certificats —paper reciclat, decoració reutilitzable de proveïdors especialitzats— i en la mesura de l'impacte, que requereix temps de gestió addicional. Presentar la sostenibilitat com un conjunt de decisions amb costos diferents, en lloc d'una etiqueta única, ajuda a decidir què cal aplicar segons el pressupost disponible.
La perspectiva de l'equip de producció
Els criteris de sostenibilitat que el client vol aplicar s'han de comunicar amb antelació a l'agència i als proveïdors. Canviar els criteris de material o de càtering a última hora pot no ser viable o pot comportar un sobrecost important. La sostenibilitat que funciona comença al brief, no a la decoració.