La summer party ocupa un lloc propi al calendari d'esdeveniments corporatius: arriba en un moment de l'any sense la càrrega simbòlica del Nadal ni el condicionant familiar del family day. És, gairebé sempre, l'esdeveniment social més distès del calendari d'empresa.
Espais a l'aire lliure, l'opció per defecte a Barcelona
Terrasses, finques amb piscina, xiringuitos privatitzats o espais arran de mar són les opcions més habituals per a una summer party a Barcelona. La llum de les tardes de juny a setembre permet programar l'esdeveniment perquè comenci amb llum natural i acabi amb l'espai il·luminat artificialment, sense necessitat d'una producció d'il·luminació complexa.
Amb quanta antelació cal reservar l'espai
Els espais a l'aire lliure amb més demanda a Barcelona —finques amb piscina, xiringuitos privatitzats, terrats amb vistes— reben la majoria de sol·licituds per a juliol i agost entre març i abril del mateix any. Reservar amb quatre o cinc mesos d'antelació no és una precaució excessiva: és el que separa triar entre diverses opcions de qualitat i quedar-se amb el que sobra a un mes vista. Els espais més sol·licitats solen bloquejar primer els dissabtes de juliol i deixen els dies feiners o l'agost com a alternativa per a qui reserva tard, cosa que també condiciona l'assistència real de la plantilla.
L'horari condiciona el to
Una summer party que comença a mitja tarda i es planteja com una sobretaula llarga té un to diferent del d'una que comença de nit directament com a festa. Cap de les dues no és millor per defecte — depèn de si es busca més conversa distesa o més energia de festa des del principi.
Barra lliure i ritme de la nit
El nombre d'hores de barra lliure condiciona el pressupost per persona més que gairebé cap altre element de l'esdeveniment, i també marca el ritme de la vetllada. Una barra oberta des del començament amb format de còctel dempeus genera una dinàmica de barreja constant entre departaments; un sopar assegut amb barra lliure a partir del ball concentra la conversa a les taules assignades durant la primera part i deixa la barreja espontània per a després. Cap fórmula no és superior en abstracte — depèn de si l'objectiu és facilitar la conversa entre persones que no solen coincidir o premiar els equips que ja treballen junts amb una taula pròpia.
Què la diferencia de la festa de Nadal
La festa de Nadal carrega expectatives de tancament d'any i sovint un component de reconeixement. La summer party no té aquest pes — és més lliure de format i no necessita cap moment institucional. Forçar un discurs o un reconeixement a la summer party desvirtua precisament el que la fa diferent: és la festa sense agenda de l'any.
Cas d'estudi
Wallbox Attacks SummerFestival corporatiu d'estiu per a més de 1.000 treballadors de Wallbox a Caves Codorníu, amb producció a gran escala per a l'esdeveniment social de referència de l'any.
Cas d'estudi
Louis Vuitton Summer PartySopar de gala d'estiu per a Louis Vuitton a la Masia Montcorp, a Girona — un format de summer party amb més pes en l'elegància de la vetllada i de l'entorn que en la lògica de festival.
El càtering d'estiu té les seves pròpies regles
Un càtering pensat per a interior no sempre funciona bé a l'aire lliure en ple estiu: plats que es degraden amb la calor, un servei de barra que no dona l'abast amb temperatures altes o la manca de zones d'ombra suficients són errors habituals. Un proveïdor amb experiència específica en esdeveniments d'estiu a l'aire lliure anticipa aquests problemes abans que apareguin el dia de l'esdeveniment.
Pla B per a la pluja, fins i tot a l'estiu
Les tempestes d'estiu a Barcelona són puntuals però reals, sobretot a finals d'agost i en zones de l'àrea metropolitana allunyades de la costa. Un espai exterior sense cap alternativa coberta exposa tot l'esdeveniment a la meteorologia del dia, sense marge de maniobra si la previsió canvia a última hora. Disposar d'una carpa de reserva o d'un espai interior annex, encara que no s'arribi a fer servir, és la diferència entre gestionar un canvi de pla amb tranquil·litat i improvisar una cancel·lació amb els convidats ja de camí.
Comunicar el codi de vestuari amb antelació
Una nota breu a la invitació que indiqui si s'espera un codi de vestuari concret —o si l'esdeveniment és explícitament informal— evita la incomoditat d'assistents que arriben vestits per a una reunió de feina a una festa pensada com a tancament d'estiu a l'aire lliure. Aquesta indicació pesa especialment en empreses amb oficines a diverses ciutats o amb perfils de plantilla molt variats, on no hi ha una norma implícita compartida sobre què cal portar a un esdeveniment social de la companyia.
Una bona summer party no necessita res més que un bon espai, una llum natural ben aprofitada i cap moment que soni a reunió de feina disfressada de festa.