Producció audiovisual en esdeveniments: inversió, abast i decisions clau

La producció audiovisual és el component tècnic d'un esdeveniment que més impacte té en com el perceben els assistents i, alhora, el que presenta més variació de preu. Dos esdeveniments amb el mateix aforament i el mateix càtering poden tenir produccions audiovisuals amb costos molt diferents segons què es decideixi fer amb el so, la il·luminació, les pantalles i el contingut.

Què inclou la producció audiovisual

• Sistema de so (micròfons, taules de mescles, altaveus de sala i de monitor)
• Il·luminació (ambiental, d'escenari, efectes per a animació o entreteniment)
• Vídeo (pantalles LED o projecció, càmeres de programa, streaming si n'hi ha)
• Contingut de vídeo (muntatges, animacions, presentacions en moviment)
• Operativa (tècnics de so, d'il·luminació i de realització de càmeres)

El so: la base de tot

El so és la partida que més afecta la qualitat percebuda d'un esdeveniment i, alhora, la que s'infravalora amb més freqüència. Un espai amb mala acústica necessita més equipament i més temps de calibratge. Un ponent amb un micròfon de solapa que sona malament desacredita el contingut del que diu. El so ben fet passa desapercebut; el so mal fet és el primer que comenten els assistents.

Il·luminació: atmosfera i funció

La il·luminació té dues funcions: crear l'ambient visual de l'esdeveniment i garantir la visibilitat on importa —escenari, zona de presentacions—. Una il·luminació només ambiental pot resultar massa tènue per a fotografia o vídeo. Una il·luminació només funcional pot fer que l'espai sembli fred. L'equilibri entre totes dues depèn del tipus d'esdeveniment i de si hi ha prevista cobertura fotogràfica o de vídeo.

Pantalles i contingut de vídeo

Les pantalles amplifiquen l'escenari: permeten que els assistents més allunyats vegin el que passa a dalt, donen suport visual a les presentacions i es poden convertir en un element decoratiu quan no s'utilitzen activament. El contingut que s'hi projecta —animacions, comptes enrere, títols, vídeos corporatius— s'ha de produir amb antelació, amb els terminis de revisió i aprovació que això comporta.

Streaming

L'streaming permet que audiències remotes participin en l'esdeveniment en temps real. La qualitat depèn de la connexió a internet de l'espai, del nombre de càmeres i de la plataforma que s'utilitzi. Un streaming mal produït —imatge entretallada, so deficient— té un impacte negatiu en la percepció de l'esdeveniment per part dels assistents remots.

Producció audiovisual a l'exterior

Els esdeveniments a l'aire lliure afegeixen variables que no existeixen en interior: protecció dels equips davant la pluja o el vent, generadors o preses de corrent estables, i un càlcul de potència de so diferent perquè no hi ha parets que retinguin el so. La visibilitat de les pantalles també canvia: a l'exterior i amb llum de dia, cal més luminància (mesurada en nits) perquè el contingut es vegi amb nitidesa. Aquests factors s'han de revisar amb l'equip tècnic durant la visita a l'espai, no el dia del muntatge.

Pressupost de producció audiovisual: quines franges cal tenir en compte

El cost de la producció audiovisual varia molt segons l'aforament i les prestacions. Per a una sala de fins a 150 persones amb so, pantalla de suport i il·luminació bàsica, la franja orientativa se situa entre 3.000 i 6.000 euros. Per a esdeveniments d'entre 300 i 500 persones amb pantalles LED, il·luminació d'escenari i càmeres de programa, la franja puja fins a entre 10.000 i 25.000 euros. Afegir-hi streaming professional o contingut audiovisual específic —vídeos, animacions— pot suposar entre un 20% i un 40% addicional sobre el pressupost base. Demanar sempre un desglossament per partides, i no només una xifra global, permet entendre on hi ha marge per ajustar.

Errors freqüents en la producció audiovisual

L'error més habitual és no fer una prova de so amb el ponent real abans de l'esdeveniment: cada persona té un volum i una manera de parlar diferents, i ajustar el sistema en directe genera una tensió innecessària. El segon és subestimar el temps de muntatge: una producció de mida mitjana necessita entre 4 i 8 hores de muntatge previ, i comprimir aquest temps augmenta el risc de fallades tècniques durant l'esdeveniment. El tercer és no preveure prou subministrament elèctric, especialment a l'exterior o en espais poc acostumats a acollir esdeveniments: un tall de corrent a mig acte és un dels incidents més visibles i més evitables.

Com prendre decisions d'audiovisual sense passar-se de pressupost

La clau és prioritzar. En un esdeveniment amb ponents i presentacions, el so i el suport visual de les presentacions són innegociables. La il·luminació d'efectes o les càmeres de programa són elements que es poden reduir si el pressupost ho exigeix. Començar per la necessitat i anar afegint és més eficient que començar per la proposta màxima i anar retallant.