Algunes dates del calendari ja porten associat un imaginari reconeixible que es pot aprofitar com a punt de partida creatiu per a un esdeveniment, sense necessitat d'inventar un concepte des de zero. No totes les empreses encaixen igual amb aquest recurs, i forçar-lo quan no encaixa es nota.
Tardor: temàtiques festives que no són el sopar de Nadal
Entre setembre i novembre hi ha marge per a esdeveniments amb un ganxo estacional propi —temàtiques de verema, celebracions centreeuropees de tardor, esdeveniments gastronòmics de temporada— abans que arribi la càrrega simbòlica de desembre. Són una alternativa a esperar fins a l'única festa de l'any per tenir un esdeveniment amb un concepte clar.
Cas d'estudi
Allianz OktoberfestTeam building amb concepte Oktoberfest per a Allianz a Madrid — aprofitant un imaginari festiu reconeixible sense necessitat de construir-lo des de zero.
Estiu: el moment natural per a l'esdeveniment sense agenda
El període estival és el marc natural per a la summer party i per a activitats a l'aire lliure que en altres estacions exigirien més producció per garantir el confort. És també l'època amb més disponibilitat d'espais exteriors i menys pressió de calendari compartit amb la resta del sector.
Cas d'estudi
ADP Summer Party CubanFamily day d'estiu per a ADP amb temàtica cubana a Villa Bugatti, Barcelona — un exemple de com la mateixa estació ofereix un imaginari que sosté la temàtica sense necessitat de forçar-la.
L'hivern més enllà del sopar de Nadal
El gener sol quedar buit d'esdeveniments perquè tota l'energia de desembre es concentra en el sopar de Nadal, però és un moment útil per a un esdeveniment d'inici d'any —presentació d'objectius, kick-off comercial, celebració dels resultats de l'any anterior— amb un to molt diferent del de la festa de desembre. Aprofitar aquest buit evita que el primer trimestre comenci sense cap moment de trobada de l'equip.
Primavera: tancament de l'any fiscal i inici de projectes
Per a moltes empreses, el març o l'abril coincideix amb el tancament de l'any fiscal o amb l'inici de nous projectes, cosa que dona peu a esdeveniments de celebració de resultats o de presentació de plans que no depenen de cap data del calendari festiu. És una finestra amb menys competència per als espais que la tardor o l'estiu, i amb més marge de dates disponibles per triar.
Quan no val la pena forçar una temàtica estacional
Si la cultura de l'empresa és formal i poc donada a la fantasia, una temàtica molt lúdica es pot percebre com a forçada i restar seriositat a l'esdeveniment en lloc de sumar-hi energia. El ganxo estacional funciona com a recurs, no com a obligació — cal avaluar si encaixa abans d'aplicar-lo per defecte.
Setembre: la tornada a l'escola corporativa
La tornada de vacances al setembre és, per a moltes empreses, el veritable inici de l'any, més que no pas el gener. Un esdeveniment de retrobada de l'equip les primeres setmanes de setembre —abans que arrenqui la càrrega de feina de l'últim quadrimestre— aprofita una energia de tornada que no es repeteix en cap altre moment del calendari, i serveix com a punt de partida informal per als objectius de la resta de l'any.
Estiu: la disponibilitat de l'equip també canvia
A més de la disponibilitat d'espais, a l'estiu canvia la disponibilitat del mateix equip —vacances esglaonades, plantilla reduïda en algunes setmanes. Triar una data de juliol o de setembre en lloc d'agost sol garantir més assistència real, fins i tot dins de la mateixa finestra estival.
Coordinar el calendari en empreses amb oficines a diversos països
Una empresa amb equips a diferents països no pot aplicar el mateix calendari estacional a totes les oficines per igual —els ponts, els festius locals i fins i tot la percepció de cada data canvien d'un país a un altre. Confirmar el calendari festiu de cada seu abans de fixar la data d'un esdeveniment amb vocació estacional evita coincidir amb un festiu local o amb un període de baixa disponibilitat en alguna de les oficines implicades.
Reservar amb antelació en les dates de més demanda
Les finestres estacionals amb més ganxo —octubre-novembre i el mateix estiu— són també les de més demanda d'espais i proveïdors, cosa que obliga a reservar amb més antelació de l'habitual. Deixar la decisió de la data per a l'últim moment en aquestes finestres concretes sol traduir-se en menys opcions d'espai i en proveïdors amb menys disponibilitat de la desitjada.
Aprofitar el calendari no vol dir organitzar un esdeveniment diferent per a cada data assenyalada. Vol dir reconèixer les dues o tres finestres de l'any en què un ganxo estacional realment suma, i deixar la resta del calendari lliure de temàtiques forçades.